Shared Mailbox


Wat is een shared of gedeelde postvak?

Een shared mailbox is een extra, gedeelde mailbox die door meerdere personen tegelijk wordt gebruikt.

Een groep personen kan met een gedeelde mailbox e-mail controleren en verzenden vanuit een openbare e-mailalias, zoals info@ehb.be of contact@ehb.be. Wanneer een persoon in de groep een bericht beantwoordt dat naar het gedeelde postvak is verzonden, lijkt het e-mailbericht afkomstig te zijn van het gedeelde postvak, niet van de individuele gebruiker. U kunt ook het gedeelde postvak gebruiken als een gedeelde teamagenda.

IT moet het gedeelde postvak maken en u toevoegen aan de groep gebruikers voordat u kunt werken met het postvak.

Je wilt een shared mailbox aanvragen?

U kan een shared mailbox aanvragen via de algemene IT helpdesk.

IT heeft volgende gegevens nodig:

  • het gewenste e-mailadres op (gekozennaam@ehb.be)

  • waarvoor u deze shared mailbox wilt gebruiken

  • wie toegang moet krijgen tot de shared mailbox (hun EhB e-mailadres)

Je wilt een shared mailbox openen?

in Outlook Web App (webmail)

Er zijn twee manieren om een gedeeld postvak te openen met Outlook Web App. Het is een goed idee om beide methoden uit te proberen om te kijken wat voor u het beste werkt.

Raadpleeg deze link voor een filmpje.



Het gedeelde postvak toevoegen zodat het wordt weergegeven onder uw primaire postvak in Outlook Web App

Deze methode wordt aanbevolen als u e-mail in uw primaire postvak en het gedeelde postvak tegelijkertijd wilt controleren. Als u deze taak hebt voltooid, worden telkens als u Outlook Web App opent het gedeelde postvak en de bijbehorende mappen in het linker navigatievenster weergegeven.

  1. Meld u aan bij uw account in Outlook Web App:

  2. Klik in het linker navigatievenster met de rechtermuisknop op uw primaire postvak en kies Gedeelde map toevoegen.

  3. Typ in het dialoogvenster Gedeelde map toevoegen de naam of het e-mailadres van het gedeelde postvak en klik op Toevoegen.

Het gedeelde postvak wordt weergegeven in de mappenlijst in Outlook Web App. U kunt de mappen in het gedeelde postvak uitvouwen of samenvouwen, net zoals u dat gewend bent met uw primaire postvak. U kunt het gedeelde postvak ook verwijderen uit uw mappenlijst. Als u het wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en vervolgens op Verwijderen.



Het gedeelde postvak openen in een eigen browservenster

Het is raadzaam deze methode te gebruiken als u de e-mail in het gedeelde postvak wilt lezen en beheren in het bijbehorende browservenster.

  1. Meld u aan bij uw account in Outlook Web App:

  2. Klik op de Outlook Web App-navigatiebalk op uw naam. Er wordt een lijst weergegeven.

  3. Klik op Ander postvak openen.

  4. Typ het e-mailadres van het andere postvak dat u wilt openen. Er wordt nog een sessie van Outlook Web App geopend in een afzonderlijk venster, waarin u toegang hebt tot het andere postvak.

Opmerking: Als u het e-mailadres van het postvak verkeerd typt, wordt een tweede venster geopend met de melding dat de webpagina niet kan worden gevonden. Typ het e-mailadres opnieuw.

In Office 365 (Windows)

Methode 1:

Klik links boven op "Bestand" en klik op "Account toevoegen"


Geef het adres van de shared mailbox in → klik op "Verbinding maken"

Wanneer Outlook om een gebruikersnaam en wachtwoord vraagt, gebruik je je eigen login (voornaam.achternaam@ehb.be of voornaam.achternaam@student.ehb.be ) en bijhorend wachtwoord. Duid ook "Remember my credentials" aan.

Indien deze terug met de gedeelde mailbox wenst in te loggen, kies dan voor ‘Aanmelden met een ander account’ en vul dan terug uw eigen login gegevens. Nadien zal deze terug naar dit scherm terugkeren. Klik nogmaals op ‘Aanmelden met een ander account’ en selecteer dan uw e-mailadres.

De mailbox is nu zichtbaar onder je eigen mailbox en kan geopend worden als je account voldoende rechten op heeft. Indien niet neem contact op met de beheerder van de mailbox of helpdesk@ehb.be

Methode 2:

Onder ‘Bestand’ binnen Outlook

Klik vervolgens onder E-mail op uw EHB-adres, en klik vervolgens op ‘Wijzigen…’

Vervolgens ziet u het volgende venster. Klik op ‘Meer instellingen.’

Onder het scherm dat volgt, klik op ‘toevoegen...'

Geef vervolgens de naam van de gedeelde mailbox in.

in Outlook 2016 (Mac)

Deze methode is vooral geschikt als u een hoofdmap wordt gedeeld met u, zoals het postvak in, agenda of adresboek te openen.

  • U opent de gedeelde map, klik op openen in het menu bestand en klik vervolgens op map van andere gebruiker.


     

Je wilt verzenden vanuit een shared mailbox?

In Outlook Web App

  1. Klik op

    boven de mappenlijst. In het leesvenster wordt een nieuw berichtenformulier geopend.

  2. Klik op Meer

    en selecteer Weergeven van. Deze optie toont dat de personen die het e-mailbericht ontvangen, kunnen zien dat het bericht afkomstig is van het gedeelde postvak en niet van uw eigen e-mailaccount.

  3. Als u geadresseerden wilt toevoegen, typt u de naam van een persoon in uw map met contactpersonen of in de adreslijst van de organisatie of typt u het e-mailadres in het vak Aan of CC. De eerste keer dat u de naam van een persoon invoert, wordt door Outlook Web App gezocht naar het adres van deze persoon. Hierna wordt de naam opgeslagen in de cache, zodat deze sneller wordt omgezet.

  4. Typ een onderwerp.

  5. Typ het bericht dat u wilt verzenden.

  6. Als het bericht klaar is om te worden verzonden, klikt u op Verzenden

In Outlook 2016 (Windows)

Open een nieuwe e-mail en klik op "Opties" → Velden weergeven: Van

Nu wordt een extra veld zichtbaar waar je kan selecteren vanuit welk adres je verstuurt.

Klik op "van" → 'Ander e-mailadres' → Geef het adres in van de shared mailbox

Klik op "OK"

Je wilt de gedeelde agenda gebruiken?

In Outlook Web App

  1. Klik met de rechtermuisknop op ANDERE AGENDA'S en klik vervolgens op Agenda openen.

     

  2. Zoek in Van map naar de gedeelde agenda die u wilt openen. Selecteer het gedeelde postvak dat u wilt openen en klik vervolgens op Openen.

     

  3. De gedeelde agenda wordt weergegeven in de mappenlijst in de agenda.

     

Zie Overzicht van agenda voor algemene informatie over het gebruiken van de agenda in Outlook Web App.