Groepen kunnen gebruikt worden om mails te sturen naar een verzameling personen; of om beveiliging in te stellen voor een verzameling personen.

Er zijn twee soorten groepen:

• Groepen waarvan de leden automatisch bepaald worden op basis van studenten- en personeelsadministratie.

• Groepen waarvan de leden manueel bepaald worden door een beheerder

In het Outlook adresboek kan je bij 'Distribution Lists' een overzicht krijgen van alle bestaande groepen.

Automatische gevulde groepen

Deze zijn gemakkelijk herkenbaar omdat hun e-mailadressen allemaal beginnen met p_ (voor groepen met personeelsleden), of s_ (voor groepen met studenten).

Ze zijn allemaal gemodereerd (dwz mails naar deze groepen worden pas afgeleverd na controle door een moderator.)

Een kort overzicht van de groepen die automatisch aangemaakt en gevuld worden.

<dep> = CD , GDT , KCB , MM , RITCS

<opleiding> = opleidingscode uit Bamaflex

• alle personeelsleden ( p_alle )

• alle studenten (s_alle )

• alle personeelsleden van een departement ( p_<dep>_alle )

• alle OP van een departement ( p_<dep>_op_alle )

• alle ATP van een departement ( p_<dep>_atp )

• alle studenten van een departement ( s_<dep>_alle )

• alle personeelsleden van een opleiding ( p_<dep>_op_<opleiding>_alle )

• alle personeelsleden van een opleiding, per academiejaar ( p_<dep>_op_<opleiding>_<academiejaar> )

• alle studenten van een opleiding ( s_<dep>_<opleiding>_alle )

• alle studenten van een opleiding, per academiejaar ( s_<dep>_<opleiding>_<academiejaar> )

• Op aanvraag: alle studenten van 1 vak ( s_<dep>_<opleiding>_<olod>_<olodnr> )

  • (Opmerking: het olodnr is te vinden in Desiderius.)

• alle studenten van opleidingstraject binnen RITCS
  
  

Opmerking: Groepen in het cursief, verdwijnen op het einde van het academiejaar (en gebruik je dus best niet om rechten toe te kennen die langer dan een academiejaar moeten blijven bestaan).

Uitzonderingen op lidmaatschap?

In principe wordt het lidmaatschap van deze groepen bepaald door de inhoud van de personeelsadministratie en de studentenadministratie, en wordt daar niet van afgeweken. Wijzigingen aan de leden die in deze groepen opduiken, moeten logischerwijze doorgevoerd worden in een van deze bronsystemen.

Gemotiveerde uitzonderingen kunnen aangevraagd worden via helpdesk.it@ehb.be , vermeld bij de aanvraag:

• op welke groepen een uitzondering moet toegepast worden

• waarom de uitzondering nodig is

• de e-mailadressen van de personen die in de groep moeten toegevoegd worden

• de e-mailadressen van de personen die uit de groep moeten verwijderd worden

Nieuwe automatische groep?

Je hebt een idee van een extra nuttige groep waarvan het lidmaatschap automatisch kan bepaald worden? Vraag het aan via helpdesk.it@ehb.be met vermelding van

• naam van groep

• welke leden

Je hebt een mail gestuurd naar een groep, maar die is bij de leden van de groep nog niet aangekomen?

Alle mails naar deze groepen worden pas afgeleverd nadat de mail werd goedgekeurd door de moderator van de groep.

Je neemt best contact op met de moderator om na te gaan wat er aan de hand is.

Als alle moderatoren door omstandigheden (ziekte, verlof, ...) niet in staat zijn om een al verstuurde mail goed te keuren, kan je contact opnemen met helpdesk.it@ehb.be met de vraag om de mail goed te keuren. Vermeld dan wel het onderwerp van de mail die moet goedgekeurd worden.

Manueel beheerde groepen

Groepen waarvan het adres niet begint met p_ of s_ zijn groepen waarvan de leden bepaald worden door een beheerder.

Opmerking: Als een EhB account verwijderd wordt, wordt de persoon ook automatisch uit alle manueel beheerde groepen verwijderd.

Welke bestaan?

Volgende manueel beheerde groepen kan je vinden in het adresboek:

• Per departement

  • groep met directeur ( directeur.<dep> )

  • groep met KZ coördinatoren ( kz.coordinator.<dep> )

  • groep met Informatiebeheer ankerpunt ( ib.ankerpunt.<dep> )

  • groep met Personeel ankerpunt ( per.ankerpunt.<dep> )

  • groep met Trajectbegeleiders ( trajectbegeleiders.<dep> )

  • groep met Facility ankerpersoon (fac.ankerpersoon.<dep>)

  • groep met Financiën ankerpunt (fin.ankerpunt.<dep>)

• Per opleiding

  • groep met opleidingshoofd ( opleidingshoofd.<opleiding )

• Over alle departementen

  • groep met alle directeurs (directeurs.alle)

  • groep met alle opleidingshoofden (opleidingshoofden.alle)

• Voor MMM

  • groep per opleidingscommissie (opleidingscommissie.<opleiding>)

• Voor centrale diensten

  • groep per directeur ( directeur.<domein> )

  • groep per diensthoofd ( diensthoofd.<dienst>)

  • groep per dienst (dienst.<dienst>)

  • groep met alle directeurs ()

  • groep met alle diensthoofden (dienstverantwoordelijken)

  • groep met alle diensten (centralediensten)

Ik ben een beheerder en wil leden van de groep wijzigen

Beheer je groepen

Nieuwe manueel beheerde groep?

Je hebt een idee van een extra nuttige groep waarvan het lidmaatschap niet automatisch kan bepaald worden? Vraag het aan via helpdesk.it@ehb.be met vermelding van

• naam van groep

• beheerder van groep

• welke leden